Comment organiser un voyage d’affaires ?

Vous devez partir en voyage d’affaires ? Cela ne s’improvise pas, il faut bien l’organiser afin d’éviter les imprévus et toute autre mauvaise surprise pouvant survenir pendant le séjour. Plus bas, découvrez des informations et des conseils utiles pour bien organiser votre voyage d’affaires.

Conseils et informations pratiques pour bien organiser son voyage d’affaires

Avant de partir en voyage d’affaires lister tout ce dont vous aurez besoin pour partir et pendant toute la durée du séjour. Les formalités administratives doivent passer en priorité pendant l’organisation de votre voyage. Une fois que les dates sont confirmées, commencez par préparer toute la paperasse nécessaire. Veillez à ce que votre passeport soit en cours de validité, si ce n’est pas le cas, demandez un tout nouveau si le temps vous le permet encore avant votre départ. Notez que la demande d’un nouveau passeport peut prendre du temps, soyez vigilant ! Vous devez savoir que dans certaines destinations, on exige un passeport valide même quelques mois après la date de votre retour (6 mois environ). A près le passeport, il faut maintenant penser au visa. Cela dépend de la destination car souvent le visa n’est pas requis.  Le visa peut aussi être obligatoire ou non en fonction de la durée de votre séjour et la catégorie de votre voyage (voyage touristique, working-holiday, voyage d’affaires, court séjour, long séjour, etc.). Le visa peut être demandé à l’ambassade ou consulat ou en ligne (cas de l’Esta pour les Etats-Unis). ll peut aussi être délivré lors de votre arrivée à la destination. Bref, tout dépend de la loi locale, vous devez prendre le temps de vous informer au préalable pour que tout se déroule bien.
En fonction de la destination, certains vaccins sont à faire pour rester en bonne santé pendant toute la durée de votre séjour. Avant de partir, veillez à faire tous les vaccins recommandés pour la destination. Pour les ressortissants français, rendez-vous sur le site du Ministères des affaires étrangères pour obtenir toutes les informations utiles pour ben organiser votre voyage. Il est aussi recommander de procéder à une inscription au portail Ariane, vous serez ainsi listé parmi les français qui sont partis à l’étranger. L’inscription se fait en quelques clics, c’est un moyen de garantir votre sécurité même dans le cadre d’un voyage d’affaires.

Souscription d’une assurance voyage d’affaires

Souscrire une assurance voyage d’affaires est vivement recommandé afin de partir l’esprit tranquille. L’assurance voyage d’affaires est adaptée aux besoins des salariés qui doivent partir en voyage à l’étranger pour des motifs professionnels : formation, missions, etc. C’est une assurance qui doit pouvoir le couvrir dans n’importe quelle destination à travers le monde entier. Vous partez seul ou en groupe ? Cela ne doit pas poser de problèmes sachant qu’elle peut être souscrite individuellement ou en groupe. L’entreprise peut prendre en charge la souscription de l’assurance de ses employés. La durée du contrat d’assurance voyage d’affaires varie en fonction des besoins : vous pouvez la souscrire pour des mois ou toute une année, la fréquence de vos voyages doit être pris en compte. Si vous le voulez, vous pouvez souscrire une assurance pour un voyage unique, mais si l’on peut vous donner un conseil : souscrivez une assurance pour plusieurs mois car celle-ci pourra couvrir tous vos voyages d’affaires réalisés pendant la durée de la souscription.
La souscription à une assurance voyage d’affaires ou déplacement professionnels peut vous protéger contre divers imprévus notamment les maladies puisqu’elle peut couvrir vos frais médicaux. Si le rapatriement est nécessaire, en cas de décès ou maladie grave, l’assureur peut s’en charger également. Elle propose également d’autres garanties intéressantes comme l’assurance annulation, l’assurance bagages ou l’assurance responsabilité civile. L’assurance responsabilité civile est nécessaire car durant votre voyage, votre responsabilité civile peut être engagée pour des dommages causés à un tiers. L’assurance bagages, quant à elle, couvre vos bagages durant tout le séjour : vos effets personnels et professionnels sont ainsi protégés. En cas de perte ou de détérioration, l’assurance couvre tout.